A carta de cobrança é a mensagem enviada para quando se realiza algum tipo de cobrança de débito. Essas mensagens podem ser feitas através de SMS, e-mail, WhatsApp, ou qualquer outro meio de comunicação que você use.
Sendo assim, a mensagem, é o elemento principal da cobrança. É através delas que você consegue estabelecer uma comunicação objetiva e clara entre o seu cliente, para conseguir receber o valor devido pelo cliente.
Quais são os Tipos de Carta de Cobrança?
Com a tecnologia hoje, os meios para se cobrar pode ser através de várias formas.
A forma adotada depende principalmente de políticas internas de sua empresa assim como do perfil de contratantes. A carta de cobrança em si, se refere a mensagem que é feito ao cliente.
O meio mais comum e popular atualmente de mandar a carta de cobrança é o e-mail, que consegue fornecer estruturas mais completas, além de que é possível receber uma notificação, para monitorar a interação do cliente, quando ele recebe a mensagem de forma mais rápida.
Outros formatos mais usados são:
- Telefone;
- Carta com ou sem AR (aviso de recebimento);
- SMS;
- WhatsApp.
Como Fazer?
Antes de tudo você precisa saber quais os momentos ideias para entrar em contato com o cliente. Portanto, na hora de redigir a carta, você precisa definir como será feita a mensagem.
É válido ressaltar também que toda carta de cobrança deve ter os seguintes itens:
- Nome da empresa contratante;
- Informações do serviço ou produto;
- Valor da fatura que está em aberto;
- Meios de pagamento que estão disponíveis;
- Data do vencimento;
- Informações de contato.
Tudo pode mudar de acordo como cada mensagem, carta ou notificação, é feita, e o seu tom de cobrança, que deve ser levado em consideração cada momento, no contato com o cliente. O tem deve ser descritivo, porém leve.
Veja abaixo o nosso modelo de carta de cobrança, o qual poderá adaptar consoante as suas necessidades.
Modelo de Carta de Cobrança
| (localidade), (dia) de (mês) de (ano). Caro(a) Sr(a). (nome), Constatamos de acordo com informações do departamento financeiro que o pagamento da segunda parcela referente à nota fiscal nº ________, vencida no dia ______, ainda não consta em nossos registros. Considerando sua pontualidade até então, nos utilizamos desta para cientificá-lo da prestação em aberto de modo que o débito possa ser regularizado. Na hipótese de o pagamento já ter sido efetuado, pedimos que nos enviem cópia do respectivo comprovante, para que possamos atualizar nossos cadastros. Sendo o que se apresenta, (assinatura) (nome) (cargo) (nome da empresa) (telefone) (endereço) |
E então, já ficou a saber que modelo de carta de cobrança, podendo adaptar como necessitar, bastando copiar e imprimir?
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